Persiapan Analis Sistem Informasi di suatu perusahaan

Perusahaan tempat Anda bekerja ingin mengganti sistem informasi yang lama, karena ingin meningkatkan efektivitas manajemen, produktivitas atau meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan. Apa yang akan Anda perbuat apabila Anda sebagai Analis Sistem Informasi di perusahaan tersebut.

1.      Tahap awal.

Tahap awal sebagai analis saya akan mencari informasi mengenai kendala ataupun hal-hal yang berkaitan dengan menajemen yang perlu ditingkatkan. Misalnya perusahaan telekomunikasi yang mengalami penurunan konsumen penggunanya. Sebagai analis, saya mencari tahu kebutuhan konsumen dan kendala yang mungkin terjadi di lapangan, misalnya sinyal yang buruk atau pun tarif yang bersaing dengan provider lain kemudian menetapkan metode yang akan digunakan untuk menunjang proses analisis.

2.      Persiapan Proposal.

Kemudian setelah diketahui informasi yang dibutuhkan, selanjutnya saya mengajukan proposal yang akan saya ajukan ke perusahaan. Proposal ini berkaitan dengan perencanaan program kerja analis system informasi, waktu yang dibutuhkan dalam proses analisis, lokasi yang digunakan sebagai sampel dan biaya yang dibutuhkan oleh analis.

3.      Sumber-sumber data untuk Analisis Sistem.

Sumber data yang digunakan adalah konsumen provider X dengan membandingkan konsumen provider Y dan Z. Dalam analisis produktivitas, efektivitas serta meningkatkan pelayanan maka analis juga mengupayakan data sampel dari provider lainnya untuk mendapatkan pengakuan sehingga dapat diketahui hambatan atau masalah secara langsung. Selain itu dengan memfokuskan spesifikasi konsumen maka dapat membantu atau mempelajari efektivitas sistem. Kaitan efektivitas sistem ini adalah membantu merancang gagasan untuk memperbaiki kekurangan sebelumnya.

            Sumber data ini terbagi menjadi 2, yaitu :

                               I.            Sumber internal.

Yang menjadi bagian dari sumber internal adalah seluruh tingkatan yang menjadi bagian perusahaan telekomunikasi provider X.

                            II.            Sumber Eksternal.

Sedangkan yang menjadi sumber eksternal adalah konsumen pengguna provider X, distributor, direct selling, sales dan konsumen pengguna provider lainnya.

4.      Membuat kerangka pengumpulan data/ fakta.

Setelah mengetahui sumber analisis yang akan digunakan maka selanjutnya membuat kerangka kerja yaitu pengumpulan data/ fakta yang didapat di lapangan. Beberapa kerangka kerja yang dapat digunakan, yaitu :

I.                   Analisis tingkat keputusan.

II.                Analisis arus informasi.

III.             Analisis Input/ Output.

Terkait analisis provider X maka analis menggunakan Analisis Arus Informasi yaitu berusaha mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh siapa dan dari mana informasi tersebut dapat diperoleh.

Misalnya analis mengidentifikasi informasi yang didapat dari konsumen yang menggunakan provider X yang menganggap sinyal yang buruk dan mahalnya tarif selain itu jaringan yang tidak diperbaharui mengikuti standart jaringan yang telah ditetapkan sebagai kendala bagi pengguna.

Berdasarkan analisis arus informasi juga akan didapatkan mengenai kinerja dari pegawai  perusahaan provider X yang mempengaruhi efektivitas manajemen. Kinerja yang buruk akan berdampak pada menurunnya produktivitas kerja dan secara langsung akan menghambat pelayanan kepada konsumen atau pelanggan.

5.      Resiko-resiko yang dihadapi selama pengumpulan data.

Setiap analis akan menghadapi resiko kerja selama pengumpulan data. Ada tiga resiko yang akan dihadapi oleh analis, yaitu :

I.                   Pengguna data yang tidak benar atau tidak terarah.

Perusahaan provider X tentunya memiliki data pelanggan namun ketidak keakuratan data tersebut menjadi salah satu akibat dari buruknya kinerja pegawai. Data merupakan hal yang penting bagi perusahaan oleh sebab itu dibutuhkan data yang valid menganalisis sistem informasi dalam suatu perusahaan.

II.                Membuat anggapan yang tergesa-gesa.

Sebagai analis memerlukan waktu yang cukup sesuai dengan due date yang telah ditetapkan dalam proposal oleh sebab itu seorang analis harus memiliki pengetahuan tentang fungsi organisasi atau perusahaan yang sedang dianalisis. Resiko ini dapat diperkecil dengan cara menuliskan anggapan tentang sistem atau subsistem untuk kemudian meminta pengguna atau analisis lain meninjaunya kembali.

III.             Memeriksa setiap sumber potensial.

Waktu yang sesuai dengan due date juga terkait dengan penggunaan dana dalam proses analisis sistem informasi. Semakin lama waktu yang digunakan maka akan semakin besar biaya yang dibutuhkan.

6.      Teknik-teknik menganalisis data.

Teknik dalam menganalisis data berbeda-beda sesuai dengan kebutuhahan analis. Misalnya analis tanggung jawab berkenaan dengan kegiatan pemasaran, analis kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh manajer, analis posisi manajemen sehubungan dengan laporan penjualan dan lain sebaginya.

7.      Pelaporan hasil.

Pelaporan hasil analisis sistem informasi merupakan hal yang dibutuhkan perusahaan terkait :

I.                   Pernyataan kembali alas an dan luas lingkup analisis.

II.                Penjelasan singkat mengenai sistem yang digunakan, kendala yang timbul di lapangan.

III.             Pernyataan kembali tentang tujuan dan batasan dalam menganalisis.

IV.             Penjelasan tentang masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh analis.

V.                Saran yang berkaitan dengan sistem yang digunakan analis.

VI.             Proyeksi sumber daya yang digunakan dan dana yang telah dikeluarkan selama proses penganalisisan.

8.      Aspek kelayakan

Aspek kelayakan ini dikategorikan dalam 4 golongan, yaitu :

I.                   Kelayakan Teknis

                                                        i.            Perangkat keras (komputer)

                                                      ii.            Perangkat lunak, yaitu metode atau tenik, program computer dan sistem pengoperasiannya.

II.                Kelayakan Ekonomi.

Menentukan apakah sistem yang akan dilaksanakan sepadan dengan waktu, biaya dan sumber yang dikeluarkan.

III.             Kelayakan Operasional.

Kelayakan ini berkaitan dengan sistem yang dipergunakan apakah sudah sesuai dengan sumber daya manusia dan prosedur yang sudah ada.

IV.             Kelayakan Jadwal.

Kelayakan jadwal berarti bahwa analis memperkirakan bilamana sistem yang telah dirancang dapat dilaksanakan.

9.      Hasil Akhir Dari Analisis Sistem.

Pada tahap akhir ini, analis memiliki 5 alternatif yang dapat dilakukan sehubungan dengan hasil analisis sistem, yaitu :

I.                   Membatalkan

II.                Menangguhkan

III.             Modifikasi

IV.             Pelaksanaa bersyarat

V.                Pelaksanaan tanpa syarat.

Sebagai seorang analis, dalam hal ini dicontohkan sebagai analis provider telekomunikasi, alternatif tersebut dapat dipilih sesuai dengan hasil sistem yang telah dijalankan.